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Google Meet: La guía más completa del 2023

octubre 29, 2020

Como ya sabes, la Suite G ofrece un amplio conjunto de herramientas para ayudar a las empresas y a los equipos. Google Hangouts es un ejemplo de una herramienta de comunicación incluida en sus planes. Pero por alguna razón, las empresas están optando por herramientas de terceros para hacer sus video reuniones, incluso teniendo Hangouts incluidos en lo que pagan por G Suite.

A principios de 2020, Google comenzó a cambiar la marca de Google Hangouts Meet de G Suite por la de Google Meet, centrándose más en el mundo de los negocios. Además, ahora Google ofrece integraciones a sus otras aplicaciones empresariales, como Gmail y Chat, para facilitar la comunicación entre los equipos.

En esta guía, aprenderás a utilizar Google Meet de forma adecuada para que puedas organizar reuniones online con tus compañeros de equipo.

¿Qué es Google Meet?

Google Hangouts Meet, Google Meet, o simplemente Meet, es uno de los varios nombres que son sinónimos entre sí, y básicamente es un software de videoconferencia.

La versión G Suite ofrece funciones adicionales, mientras que la versión para consumidores, aún llamada Hangouts, no lo hace. Exploremos las diferencias en cada una de ellas.

G Suite Google Meet

Con la versión G Suite de Meet, hay diferentes límites de participantes en la misma reunión, dependiendo de su plan G Suite:

  • 100 participantes en el plan Básico;
  • 150 participantes en el plan de negocios;
  • 250 participantes en el plan Empresarial;

Además, en el plan Empresa, es posible alcanzar hasta 100.000 espectadores de streaming en directo. Los usuarios del G Suite pueden dirigirse a meet.google.com ahora mismo para iniciar una reunión o concertarla con antelación mediante el chat en grupo o Google Calendar.

Hangouts gratuitos

Las videoconferencias gratuitas pueden tener un máximo de 25 participantes, y pueden durar hasta 1 hora. Después de que este tiempo exceda, es necesario crear otra sesión para continuar usando el servicio.

Cómo crear una videoconferencia en Google Meet

Primero, debes entrar en tu cuenta de la Suite G. Ten en cuenta que si sólo tienes una cuenta de Gmail, podrás seguir accediendo a Google Hangouts, pero con limitaciones.
Ve al sitio web de Google Meet.

Haz clic en «Únete o inicia una reunión». Tendrás que introducir el código o el sobrenombre de una reunión existente o iniciar la conferencia dejándolo en blanco o dándole un sobrenombre. Pero no te preocupes, este apodo solo estará disponible dentro de tu dominio en el paquete G.

Crear una reunión a través de integraciones

Google Meet ahora se integra con Google Chat, la herramienta de comunicación de la Suite G para equipos. Cuando utilizas el chat, puedes iniciar una llamada con alguien en una conversación directa o con todo el equipo en una sala, simplemente haciendo clic en el botón Reunirse -representado por el icono con una cámara de vídeo- que aparece en los cuadros de respuesta o de nueva conversación.

Una videollamada se crea automáticamente y los usuarios pueden hacer clic en ella para enviarla a Meet. Este proceso te ahorra tiempo si utilizas ambas aplicaciones porque no tienes que ir al sitio de Meet, crear una reunión y compartir el enlace. Con sólo pulsar un botón, tu vida será mucho más fácil.

También es posible iniciar una nueva reunión en vídeo directamente desde Gmail. En el menú lateral izquierdo de tu pantalla de Gmail, puedes encontrar una sección llamada «Reunirse». Entonces tienes dos opciones: iniciar una reunión o unirte a una reunión. Al hacer clic en el primer botón, te enviará automáticamente a una nueva videoconferencia. A continuación, puedes copiar el enlace de la reunión y enviarlo a otros participantes o compartir el código de la reunión. El segundo botón abre una ventana emergente en la que puede insertar el código de la reunión que se le ha proporcionado anteriormente.

Cómo compartir una videoconferencia

Es posible añadir gente a una reunión de video antes o después de que empiece. Si inicias una sesión de vídeo desde Gmail, sólo podrás añadir personas después de que comience la reunión.

Ten en cuenta que en cuanto entres en la reunión, crearás una ventana emergente que contenga la información, un enlace para copiarla y un botón para «Añadir personas».

Además, para invitar a personas cuando la reunión ya ha comenzado, sigue estos pasos:

  1. En la esquina superior derecha, haz clic en el símbolo de dos personas y selecciona «Añadir personas».
  2. A continuación, introduce el nombre o la dirección de correo electrónico o elige y pulsa «Enviar invitación».
  3. O haz clic en la pestaña «Llamar», si quieres que la persona se una por medio de una llamada.
  4. Selecciona el país al que estás llamando, añadiendo el código de país a la llamada.
  5. Introduce el número de teléfono de la persona y luego haz clic en «Llamar».
  6. La persona se unirá a la reunión cuando conteste el teléfono.

También hay otra forma de compartir:

  1. En la esquina inferior izquierda, haga clic en el nombre de la reunión.
  2. A continuación, haga clic en Copiar la información de la reunión.
  3. Comparta el vínculo de la reunión a través de correos electrónicos o medios sociales con las personas que desee.

Una mirada minuciosa a Google Meet

Para entender completamente todas las configuraciones y funciones de Google Meet, exploremos cada una de ellas.

Cambiar los diseños

Puedes cambiar la vista de Google Meet según tus preferencias. Para cambiarla, haz clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha de la pantalla y selecciona «Cambiar diseño». Se abrirá una ventana emergente con cuatro opciones de diseño:

  • Automático: si quieres que Meet elija el diseño por ti.
  • Barra lateral: En una ventana más grande sólo aparecerá el orador activo o la presentación, mientras que algunos de los participantes estarán en el lado izquierdo, en ventanas más pequeñas.
  • Foco de atención: La presentación, el orador activo o la alimentación fijada llenará toda la ventana.
  • Alicatada: Podrán ver hasta 16 personas cuando nadie esté presentando. Cuando elija esta opción, podrá pasar el cursor por las ventanas para ver los nombres de los participantes. Y si una presentación comienza, aparecerá en un mosaico grande, y los participantes más activos aparecerán a un lado en mosaicos más pequeños.

Gestionar los participantes

En una videoconferencia, puedes realizar varias acciones: Pinchar, silenciar o eliminar a los participantes.

Para anclar a un participante, sólo tiene que hacer clic en su imagen en miniatura y luego hacer clic en el icono de anclar.

También es posible silenciar el micrófono de un participante, ya que se oye algún ruido de fondo, por ejemplo. En las reuniones organizadas a través de una cuenta personal, sólo el moderador podrá silenciar a los participantes. Para silenciar a alguien, junto a su miniatura, elige «Volumen» y haz clic en «Silenciar».

Tenga en cuenta que no es posible anular el silencio de otra persona. Por lo tanto, es necesario pedir a los participantes que silencien su audio cuando sea necesario. Si desea silenciar y anular el silencio, sólo tiene que hacer clic en el icono del micrófono en la parte inferior de la ventana.

Para eliminar a un participante, depende de si estás utilizando la función Reunirse desde una cuenta del paquete G o una cuenta personal de Google:

  • Reuniones organizadas con una cuenta del paquete G: En caso de que sea necesario, cualquier participante del dominio en el que se celebró la reunión puede eliminar a otro participante.
  • Reuniones organizadas con cuentas personales de Google: El creador del evento es el único que puede eliminar a otro participante.

– Si tienes una cuenta de educación, basada en el hecho de que el profesor necesita tener el control de la reunión de vídeo, sólo el creador o el propietario del evento puede realizar cualquiera de estas acciones mencionadas anteriormente.

Mensajes de chat

Durante sus reuniones, puede enviar mensajes a los demás participantes, utilizando su computadora o cualquier dispositivo móvil.

Tenga en cuenta que los mensajes estarán visibles para todos los participantes de la llamada y que sólo podrá ver los mensajes de chat intercambiados durante el tiempo que esté en la reunión. Esto significa que no podrás ver los mensajes antes del momento en que te hayas unido.

Para abrir el buzón de chat, haz clic en el botón Chat de la esquina superior derecha. A continuación, sólo tienes que escribir el mensaje y hacer clic en Enviar.

Foto de perfil

Puede activar los subtítulos durante una reunión de video para facilitar la comprensión de lo que la gente está hablando. Esta función transcribe el audio en un subtítulo justo encima del vídeo.

Para activar los subtítulos, sólo tienes que hacer clic en «Activar subtítulos» en la parte inferior de la ventana. Puedes desactivarlos rápidamente haciendo clic en el mismo botón.

Audio por Teléfono

Es posible utilizar un teléfono para el audio en las reuniones de vídeo, de modo que puedes hablar y escuchar la reunión utilizando el teléfono mientras sigues viendo el vídeo en tu ordenador. Hay dos opciones para iniciar esta función: Google Meet puede llamar a su teléfono o puede marcar desde su dispositivo.

Es importante destacar algunas situaciones:

Si aún no estás en la reunión, tu computadora se unirá sólo cuando el teléfono se conecte.
Si hay más de cinco personas en la reunión, se unirá con el micrófono silenciado.
También se unirá con el micrófono silenciado si su computadora está silenciada antes de conectarse.

En su ordenador, haga clic en Más, representado por el ícono de tres puntos, en la parte inferior izquierda de la ventana. A continuación, elija la opción «Usar un teléfono para el audio».

Compartir pantalla

Puedes compartir toda tu pantalla o una ventana específica en una reunión, lo que Google Meets llama «presente». Mientras haces una presentación, puedes compartir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y todo lo necesario para una gran reunión.

Para realizar una presentación durante una reunión, sigue estos pasos:

Haz clic en el botón «Presentar ahora», situado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Puedes seleccionar presentar toda la pantalla, una ventana o sólo una pestaña cromada.
Se abrirá una ventana emergente con todas las pestañas o ventanas abiertas que tengas en el navegador. Elige la que quieras presentar.
Selecciona Compartir.
A veces, otra persona ya está haciendo una presentación, por lo que debes confirmar que deseas mostrarla en su lugar.

Puedes hacer clic en «Detener» en la parte superior de la pestaña que estás presentando, o volver a la ventana de encuentro y hacer clic en «Detener la presentación».

Grabar las reuniones

Es posible grabar reuniones en video para que otras personas las vean después. El recurso de grabación de reuniones sólo está disponible en el plan G Suite Enterprise o G Suite Enterprise for Education. Para empezar a utilizar la función de grabación, el administrador de G Suite debe habilitarla antes de la reunión. Sólo el organizador de la reunión o las personas de la misma organización que el organizador pueden grabar reuniones en vídeo. Además, los profesores pueden registrarse si inician sesión en su cuenta de G Suite, pero los estudiantes no pueden.

Las grabaciones incluirán a los oradores activos y las presentaciones durante la reunión. Así que otras ventanas o notificaciones no serán cubiertas.

Google guardará todas las grabaciones en la carpeta de grabaciones de reuniones del organizador en Mi disco. Además, se enviará un correo electrónico con el enlace de la grabación tanto al organizador como a la persona que inició la grabación.

Para empezar a grabar una reunión, sigue estos pasos:

  1. En la pantalla de Google Meet, haz clic en Más, representado por tres puntos, en la parte inferior derecha.
  2. Selecciona «Grabar reunión».
  3. Espera a que empiece la grabación. Los demás participantes recibirán una notificación cuando la grabación comience o se detenga.
  4. Para detener la grabación, vuelva a hacer clic en Más y, a continuación, en «Detener la grabación». La grabación también se detendrá cuando todos los participantes abandonen la reunión.
  5. Espere a que se genere el archivo de grabación y se guarde en la carpeta Mi disco > Grabaciones de la reunión del organizador de la reunión. También se envía un mensaje de correo electrónico con el vínculo de la grabación al organizador de la reunión y a la persona que inició la grabación.

Conclusión

Google Meet es una alternativa que deberías considerar si ya tienes un plan G Suite, principalmente por sus nuevas integraciones con Gmail y Google Chat. Puedes empezar a reunirte con un solo clic, lo que optimiza mucho el tiempo.

Esperamos que ahora seas un experto en Google Meet y que hayas entendido esta herramienta completamente. Disfruta de todos nuestros consejos y compártalos con su equipo para que todos puedan aprender a utilizarla mejor en las reuniones.