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9 pasos para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada

octubre 28, 2020

Un buen instrumento de gestión de proyectos hace que la planificación, la ejecución y la supervisión de los progresos de los proyectos sea exitoso. Crean un registro transparente para que todos sepan quién está haciendo qué y cuándo. Con una gama de características que incluyen vistas flexibles de los proyectos como Gantt, tabla y vista de cartera, así como análisis, seguimiento de proyectos y recursos, las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para los flujos de trabajo de muchas empresas.

Las herramientas de gestión de proyectos se han vuelto extremadamente populares en los últimos diez años, con un estimado del 77% de los equipos de alto rendimiento utilizando herramientas de gestión de proyectos. Además, las organizaciones que invierten en herramientas de gestión de proyectos desperdician 28 veces menos dinero que las que no lo hacen. Estas estadísticas son difíciles de ignorar.

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

En su forma más básica, una herramienta de gestión de proyectos es un software que ayuda a los equipos a planificar, gestionar y optimizar los recursos de toda una organización. Las herramientas de gestión de proyectos varían en cuanto a sus capacidades, pero la mayoría tienen algunas cosas en común.

  • Seguimiento y asignación de tareas – La mayoría, si no todas, las herramientas de gestión de proyectos tienen la capacidad de asignar y hacer un seguimiento de las tareas a lo largo de su ciclo de vida.
  • Proyectos de padres e hijos – Estas tareas deben asignarse a proyectos específicos, por lo que la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen tanto proyectos de padres (un gran proyecto en el que entran los proyectos más pequeños) como proyectos de hijos (el proyecto más pequeño que entra dentro de los padres).
  • Colaboración – Todas las herramientas de gestión de proyectos tienen funcionalidades de colaboración de alguna manera, ya sea colaborando en tareas individuales, chateando o compartiendo documentos de ida y vuelta.
  • Compartir documentos – Para completar las tareas y el proyecto con éxito, es necesario poder compartir y trabajar juntos en materiales y recursos. Por eso, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen la capacidad de compartir documentos.

Tipos de estilos de gestión de proyectos

Ahora que entendemos lo que son las herramientas de gestión de proyectos, echemos un vistazo a los diferentes tipos de estilos de gestión de proyectos. Al observar los diferentes estilos de gestión de proyectos, es útil identificar los diferentes aspectos del estilo que funciona para usted, para que pueda implementar mejor una herramienta de gestión de proyectos en su extremo.

  • Gestión de proyectos Scrum – La gestión de proyectos Scrum es un proceso adaptable que abarca la transparencia, la flexibilidad y la comunicación programada regularmente entre todos los miembros del equipo. En el scrum, hay varios roles de equipo diferentes que las personas desempeñan para ayudar a guiar el proyecto desde el comienzo hasta su finalización. Los sprints también son una parte clave del flujo de trabajo del scrum, ya que guían a los miembros del equipo a través de una breve ráfaga de trabajo para lograr un objetivo específico. Entre las grandes herramientas para la gestión de proyectos de scrum se encuentran Hive, Wrike y MeisterTask.
  • Gestión de proyectos en cascada – El enfoque en cascada de la gestión de proyectos es más rígido y metódico en la forma en que organiza los pasos de un proyecto de principio a fin. Utiliza un modelo lineal de tiempo para descomponer un proyecto en múltiples partes, que luego se completan secuencialmente. Visualmente, estas distintas etapas del comienzo al final de un proyecto pueden verse como el agua goteando hacia abajo – las fases fluyen como una cascada de arriba a abajo. Los diagramas de Gantt son una parte clave de la cascada, y algunas herramientas que pueden ayudar a crear grandes diagramas de Gantt incluyen Hive, Redbooth y ProjectManager.
  • Gestión de proyectos Lean – La gestión de proyectos Lean se refiere a un sistema en el que un proyecto se gestiona de forma que se minimice el desperdicio experimentado durante cada paso o tarea. Significa que sólo se utiliza la cantidad exacta de esfuerzo, recursos y trabajo que es necesaria para lograr algo. Por eso se introdujo el término «lean», ya que crea un método «más eficiente» para administrar un equipo, un proyecto, clientes y otras operaciones comerciales internas. Kanban es una parte clave del sistema de administración de proyectos lean, y algunas herramientas que incluyen la vista de Kanban son Trello, Hive y MeisterTask.

 

Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos

Cuando se busca un software de gestión de proyectos, hay que tener en cuenta algunas cosas. Dos de las principales son:

1) ¿Tiene la herramienta las características que un director de proyecto necesita?

2) ¿Es algo que todo su equipo estará dispuesto a usar?

Con mucha frecuencia, los jefes de equipo compran una herramienta de gestión de proyectos sólo para descubrir en unos pocos meses que son los únicos que la utilizan.

Con miles de herramientas en el mercado, puede ser desalentador encontrar la adecuada para su equipo. Hemos desarrollado siete pasos que garantizan que tu equipo encuentre la mejor herramienta para sus necesidades.

¿Estás listo para organizarte?

1. Defina sus necesidades para su herramienta de gestión de proyectos

El primer paso para encontrar una herramienta de gestión de proyectos es identificar los problemas actuales en la forma de trabajar de su equipo.

Es importante escribir estos puntos en una lista a la que puedas consultar más tarde. Los posibles problemas podrían incluir:

  • Falta de comunicación entre los departamentos
  • Proyectos desorganizados y plazos incumplidos
  • Carga de trabajo desigual entre los miembros del equipo
  • Buzón de correo electrónico desbordante
  • Demasiadas reuniones que hacen perder el tiempo

Cuando se analizan todas las opciones de una herramienta de gestión de proyectos, es necesario preguntarse: ¿resuelve estos problemas?

Si la respuesta es no, elimina la herramienta de tu lista para evitar que te distraigas con demostraciones llamativas, una interfaz de usuario bonita o funciones potentes que nunca usarás.

También puedes usar esta lista como punto de partida para definir qué características quieres en una herramienta de gestión de proyectos. Marca cada característica como de prioridad alta, media o baja para saber rápidamente si una herramienta potencial va a funcionar.

2. Investigación, Investigación, Investigación

Con sus necesidades definidas, ahora es el momento de ver qué opciones están disponibles. Aquí hay algunas formas de empezar:

  • Pregunte a sus colegas qué les gustaba usar en el pasado
  • Hable con otros directores de proyectos de su industria
  • Consulte las recomendaciones en los sitios web de la industria
  • Lea los sitios web de revisión de software

Empieza por priorizar la retroalimentación de tu equipo: saber qué les gustó de las herramientas anteriores facilitará la adopción de la empresa.

Compare la lista de características y el precio de cada opción con su lista de necesidades. Vale la pena dedicar un poco de tiempo extra a buscar el ajuste perfecto. ¿Su equipo necesita los gráficos de Gantt? ¿Qué hay de los tableros Kanban?

Una vez que haya evaluado las opciones, reduzca a unos cinco finalistas y pida a los miembros del equipo que voten también por sus favoritos. Aquí tienes algunas de nuestras herramientas de gestión de proyectos favoritas para que elijas:

  1. Hive – Una flexible y poderosa herramienta de gestión de proyectos en la que confían los equipos de Google, Starbucks, Comcast y Toyota, esta herramienta es ideal para equipos de todos los tamaños y niveles de habilidad.
  2. Trello – Ideal para equipos más pequeños que trabajan en proyectos consolidados, esta herramienta se basa en tablas Kanban para ayudar a organizar y tamizar la información.
  3. Asana – Esta herramienta fue hecha por uno de los fundadores de Facebook, y es usada ampliamente por equipos creativos durante su proceso de aprobación.
  4. Microsoft Teams – ¿Interesados en una herramienta que se integre con su ecosistema Microsoft? Echa un vistazo a los equipos de Microsoft si ya estás conectado a ese mundo.

3. Toma la herramienta de gestión de proyectos para una prueba de manejo

Ahora es el momento de probar los neumáticos. Casi todas las herramientas de gestión de proyectos vienen con una prueba gratuita. Incluso si no lo hacen, muchas compañías están felices de ofrecer una si lo solicitas.

Reúne a un pequeño grupo para probar la herramienta en conjunto. Elija personas que tengan diferentes funciones y estilos de trabajo. La diversidad de opiniones es fundamental para evitar problemas futuros.

También es una buena idea (si es posible) hacer que el equipo piloto trabaje en un proyecto real. Es fácil jugar con las funciones durante cinco minutos, pero hay que ver cómo funciona cuando se utiliza para hacer algo. De lo contrario, no entenderás realmente sus ventajas y desventajas.

También es importante probar el servicio al cliente. La implementación de una nueva herramienta, aunque sea un gran ajuste, requiere trabajo. Un proveedor que te apoye puede marcar la diferencia. Mejor aún, solicita una demostración y pasa de 30 minutos a una hora con su equipo de ventas para aprender un poco más sobre cómo el propio equipo de ventas está utilizando la herramienta, y qué funcionalidades puedes esperar.

Otro consejo: haga una pregunta al equipo de soporte y vea cuánto tiempo les lleva responder. Revisa su centro de ayuda y sus recursos para ver si tienen activos que te ayuden a empezar. Pregunte a su representante de ventas cómo planean apoyarlo si hace el cambio.

¿Le interesa probar algunas herramientas que ofrecen pruebas gratuitas? Aquí están algunas de nuestras favoritas para que usted y su equipo las prueben.

  • Hive – La colmena ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito
  • Kintone – Kintone ofrece una prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito, y una prueba especial para organizaciones sin fines de lucro
  • Asana – Asana ofrece una prueba gratuita de 30 días para todos los nuevos usuarios
  • Zoho Projects – Esta herramienta ofrece una prueba gratuita de 10 días de todos los planes de pago

4. Obtener retroalimentación

Una vez que haya completado la prueba, es momento de recoger opiniones llegando a todos los que están en el piloto de su potencial herramienta de gestión de proyectos.

Cosas sobre las que deberías preguntar:

  • ¿Haría la herramienta de gestión de proyectos más eficiente su flujo de trabajo?
  • ¿Cuánto tiempo se dedicaría a su actualización?
  • ¿Qué es lo que más o menos les gustó de la herramienta?
  • ¿Cuánto tiempo les llevó empezar?
  • ¿Qué probabilidad habría de recomendar la herramienta?

A continuación, vuelva a su lista de puntos débiles del primer paso. Comprueba si cada opción resuelve bien tus problemas principales.

También es importante pensar en cómo funciona la herramienta de gestión de proyectos con las partes externas para evitar que su equipo haga un trabajo duplicado.

Por ejemplo, si eres una agencia de marketing, puedes querer que tu herramienta comparta fácilmente el progreso del proyecto con tus clientes. De lo contrario, tu equipo tendrá que duplicar el trabajo para mantener a los clientes al día.

También debes considerar lo fácil que es trabajar con otros departamentos. Digamos que tu equipo de atención al cliente necesita notificaciones del CRM para iniciar una implementación. Si la herramienta de gestión de proyectos no se integra con ella, va a retrasar todo.

5. Evaluar el costo

Considere no sólo el precio por usuario, sino también el tiempo que llevaría la implementación de la herramienta. Sopesa eso contra el costo de seguir trabajando de la misma manera. Piense en el tiempo perdido, las oportunidades perdidas y los problemas causados por su actual flujo de trabajo. ¿Cómo podría esta nueva herramienta cambiar eso?

Si puede ver ahorros a largo plazo, entonces ha encontrado una buena opción.

También debería considerar qué método de pago funciona mejor. ¿Prefiere una suscripción mensual o un pago anual? ¿Quiere comprometerse a 3 meses y luego reevaluar? Esto es una inversión. Averigüe cuál es el mejor uso de los recursos de su empresa.

6. Consiga la participación de los ejecutivos

Cuando te preparas para implementar una herramienta de gestión de proyectos, es crítico que obtengas la aceptación del equipo ejecutivo, o al menos parte de él. Porque vas a pedir a docenas de personas que probablemente cambien su rutina diaria, es mejor tener el apoyo del liderazgo.

Algunas formas de hacerlo incluyen:

  • Tener un grupo de miembros del equipo de liderazgo en el comité de selección de herramientas
  • Comunicarse abiertamente con los líderes sobre las deficiencias de las herramientas actuales
  • Proporcionar a los dirigentes estadísticas de las implementaciones exitosas en el pasado

7. Adquiera la herramienta

Una vez que haya obtenido la aceptación de los ejecutivos de las personas adecuadas en su organización, es el momento de hacer la compra de la herramienta. Dado que la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se compran en base a un recuento de puestos, recomendamos hacer una compra que soporta a 2 ó 3 equipos, y usarlas como prueba para ver cómo se extenderá al resto de la organización.

8. Implementación

¡Felicidades! ¡Has encontrado tu herramienta de gestión de proyectos! La investigación está hecha y tienes la opción perfecta.

Pero no olvides un plan de implementación.

La mayoría de los equipos se resisten a los cambios, así que necesitas un plan que haga el despliegue lo más suave posible.

Elementos clave a considerar:

  • Línea de tiempo: ¿Cuándo quieres traer a todos? ¿Quieres extenderlo o hacerlo todo a la vez?
  • Entrenamiento: ¿Qué entrenamiento necesitan varias personas? ¿Quién lo proporcionará? ¿Cómo se proporcionará?
  • Campeones: ¿Quiénes serán los principales defensores de esta herramienta? ¿Cómo se consigue que se comprometan? ¿Qué harán para alentar a otros?
  • Integraciones: ¿Cuándo van a establecer integraciones clave? ¿Quién será responsable de establecerlas?

Una vez que tengas a todos a bordo, es fundamental que des un buen ejemplo. Asegúrense de usar la herramienta continuamente y de estar disponibles para responder a cualquier pregunta.

9. Retrospectiva

Una vez que la herramienta ha sido implementada, es útil echar un vistazo al proceso. ¿Hubo áreas en las que hubiera trabajado de forma diferente? ¿Cosas sobre la implementación que no fueron bien? Mientras piensa en esto, dé una retroalimentación directa a los equipos de ventas y de éxito del cliente sobre su experiencia – quién sabe, tal vez haya partes de la herramienta que ellos puedan decirle para ayudar a resolver cualquier problema.

También es fundamental realizar comprobaciones periódicas con tu equipo para saber cómo están utilizando la herramienta de gestión de proyectos, dónde puedes hacer cambios y cómo implementarla mejor a largo plazo.

En general, conseguir que tu equipo se suba a bordo con una herramienta de gestión de proyectos puede ser complicado, pero una vez que se haya implementado y esté en uso, hará la vida de todos mucho más fácil.