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6 sencillos consejos para mejorar el zoom de las videoconferencias

octubre 28, 2020

Muchas empresas han confiado en las videoconferencias durante años, especialmente las que se comunican con clientes y colegas a larga distancia. Además, cualquiera que esté dirigiendo equipos remotos o tenga una política de trabajo a distancia, lo más probable es que tenga experiencia con las videoconferencias.

Con la llegada del confinamiento, casi todas las empresas han recurrido a esta forma de comunicación en línea. Si siente que ha estado tropezando con las videollamadas, completamente confundido y abrumado por todas las configuraciones y opciones, no se preocupe, estamos aquí para ayudarlo.

Hay una gran diferencia entre saber cómo hacer una videoconferencia y ajustar la configuración para que la experiencia sea óptima. ¿Por qué no apuntar a la perfección?

Asegúrate de dedicar algo de tiempo a decidir qué tipo de videoconferencia es la adecuada para tu empresa antes de seguir adelante: vamos a centrarnos principalmente en Zoom, que es un software de videoconferencia popular, fácil de usar y basado en la nube. Tengan en cuenta que algunas, no todas, estas prácticas pueden aplicarse a otros programas de videoconferencia basados en la nube, como puede ser Skype.

6 mejores prácticas para las videoconferencias que necesita su pequeña empresa:

  • Navegar por las opciones de visualización
  • Mejorar la apariencia personal
  • Maximizar la calidad del sonido
  • Usar las opciones de compartir la pantalla
  • Comprender las salas de descanso
  • Mejorar la conectividad WiFi

1. Navegando por las opciones de la pantalla

Muchas personas recurren al uso de las funciones predeterminadas de Zoom, ya sea porque están demasiado asustados para jugar con la configuración o simplemente porque no tienen tiempo para experimentar. Y, honestamente, usar la configuración por defecto es suficiente para hacer el trabajo.

Sin embargo, si desea mejorar sus llamadas en conferencia en línea, es importante ajustar primero algunos ajustes.

Comienza por realizar estos cambios en la ficha Configuración de vídeo:

  • Habilitar HD: Esto mejora la calidad general del video. Sin embargo, no lo selecciones si tienes una conexión WiFi débil.
  • Fondos virtuales: Tienes la posibilidad de incluir una gama de fondos geniales, como el puente Golden Gate, el espacio exterior o tu propia imagen cargada. Sin embargo, no recomendamos usar regularmente esta opción porque puede ser una distracción. La única excepción es si no puedes encontrar un lugar limpio o despejado en tu casa para tu videollamada, en cuyo caso está bien usar un fondo virtual sutil como el de una oficina.
  • Nombre para mostrar: Es importante asegurarse de que el nombre de todos se muestre, especialmente para las conferencias de grupos grandes. En Configuración de vídeo, marque la casilla que dice «mostrar siempre el nombre del participante en sus vídeos». Anima a todos los participantes a seleccionar también esta opción, para que la videollamada sea más personal y atractiva.

2. Mejorar la apariencia personal

Siempre quieres presentar tu mejor imagen cuando participas en una videoconferencia de negocios. A veces el ángulo del video puede hacerte parecer cansado, aburrido o desenfocado. Afrontémoslo, ¡nadie quiere hacer negocios con un zombi!

Aquí hay algunos pasos para mejorar tu apariencia en el mundo virtual:

  • Elevar el ordenador a la altura de los ojos: Usa libros, un soporte para portátiles o incluso una caja de cartón para poner tu ordenador a la altura de los ojos. Si es más bajo, te arriesgas a que todos te miren por la nariz. Además, haz un esfuerzo por mirar directamente a la cámara mientras hablas.
  • Utilice la opción «retocar mi apariencia»: Una de las razones por las que nos encanta el Zoom es por esta característica en particular. Puede parecer menor, pero marca la diferencia al ayudar a iluminar tu rostro e incluso a minimizar las ojeras. Lo encontrarás en Ajustes de video. Hay una barra de desplazamiento para maximizar los efectos. Una vez más, te ayudará a verte más alerta, concentrado y listo para trabajar.
  • Concéntrate en la iluminación: Si tienes una videoconferencia de grupo durante el día, asegúrate de colocarte frente a la luz natural, como por ejemplo, sentado a tres o cuatro pies de distancia de una ventana abierta. Si la llamada es de noche, o no tienes una fuente de luz natural, coloca una lámpara detrás de tu computadora y apunta directamente a ti. Lo más importante, no te sientes con una fuente de luz detrás de ti, ya que esto creará un brillo y unas sombras innecesarias.
  • Minimiza el desorden del fondo: Mucha gente trabaja inesperadamente desde casa, y con eso viene el reto de encontrar un lugar adecuado para hacer videollamadas. Haz lo mejor que puedas para crear un lugar que tenga un mínimo de desorden de fondo. Quiere que los participantes del video se concentren en usted y en lo que usted dice, no en la altísima pila de platos sucios que hay detrás de usted. Echa un vistazo a nuestros 7 hacks de trabajo desde casa para mejorar tu oficina en casa.

3. Maximizar la calidad del sonido

Los problemas de sonido son una de las mayores quejas cuando se trata de videoconferencias. Estos problemas van desde múltiples participantes hablando a la vez, ruidos de fondo como niños gritando o perros ladrando, o tu vecino cortando el césped justo cuando estás en una videollamada.

Pero con unos pocos pasos sencillos, puedes mejorar drásticamente la calidad de sonido de tu videoconferencia.

En las opciones avanzadas para compartir pantalla, puedes seleccionar sólo música o sonido de computadora.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos esenciales para mejorar tu próxima videollamada con Zoom:

  • Comparte música: Si estás enseñando una clase de baile o de fitness, la calidad de la música es tu prioridad principal. En Compartir pantalla, verás un botón Avanzado en la parte superior. Haz clic en él y luego selecciona «sólo música o sonido de ordenador» (ver imagen superior). De esta forma, compartirás la música directamente de tu lista de reproducción, asegurándote de que todos los participantes escuchen la mayor calidad posible. Tenga en cuenta que ahogará su voz, así que asegúrese de emparejarla con un micrófono o unos auriculares de alta calidad.
  • Utilice las opciones de silencio: Anime a todos los participantes a seleccionar «silenciar mi micrófono al entrar en una reunión», que se encuentra en la Configuración de audio. Esto ayudará a que el sonido sea más manejable, especialmente cuando los participantes se incorporan tarde. Además, el anfitrión y los coanfitriones pueden hacer clic en Participantes y seleccionar Silenciar todo. También existe la opción de permitir que las personas se silencien cuando necesiten hablar.
  • Usar auriculares: Siempre se recomienda el uso de auriculares, especialmente si vienen equipados con un micrófono incorporado. En última instancia, esto ayuda a garantizar que la calidad del sonido de todos sea alta y clara, a la vez que ayuda a filtrar el ruido de fondo.
  • Minimice el ruido de fondo: Al adoptar un entorno de trabajo más alejado, muchas personas tienen que lidiar con un ruido de fondo excesivo, como el de un cónyuge en una llamada de trabajo, un niño hambriento de atención o un timbre que suena. Vea la imagen de abajo sobre cómo cambiar la «supresión del ruido de fondo» de automático a alto.
  • Fomente el uso de la función «Levante la mano»: A veces es difícil mantener las conversaciones bajo control, especialmente para grupos grandes. Anime a todos los miembros del equipo a utilizar la función de Levantar la Mano en todas las reuniones futuras. Se puede encontrar haciendo clic en Participantes, que se encuentra en los controles de la reunión en la parte inferior de la pantalla. También puede pulsar las teclas «Alt + Y» (u «Opción + Y» para Mac) para activar automáticamente esta función.
  • Haga preguntas en el chat: Otra opción para las reuniones de grupos grandes es pedir a los participantes que publiquen sus preguntas en el cuadro de chat. A su vez, esto ayuda a evitar que varias personas hablen a la vez. El botón de chat se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Tiene la opción de enviar un mensaje al grupo o a los participantes individuales.

Si tiene un nivel de ruido de fondo excepcionalmente alto, seleccione la opción más alta «suprimir ruido de fondo», que se encuentra en Ajustes de audio.

4. Uso de las opciones para compartir la pantalla

Compartir el contenido de tu pantalla es súper fácil con Zoom. Si quieres explorar otras opciones de videoconferencia, aquí tienes un desglose de lo que puede y no puede hacer este popular software.

Cuando estés en una videollamada con Zoom, puedes localizar el botón verde de Compartir pantalla en la parte inferior de la pantalla. A continuación, se le presentarán una serie de opciones, entre las que se incluyen todos los documentos abiertos actualmente en su ordenador, una página o vídeo en Internet o una pizarra para dibujar y escribir.

Si estás interesado en compartir música, consulta la sección anterior sobre cómo mejorar la calidad del sonido. Si desea compartir sólo una parte de la pantalla o el contenido de una segunda cámara, asegúrese de seleccionar el botón Avanzado en la parte superior.

De lo contrario, selecciona el documento o la página web que necesitas compartir y listo.

Seleccione Todos los participantes si desea que todos puedan compartir durante la llamada en conferencia.

Si desea que otros participantes puedan compartir la pantalla durante la reunión con Zoom, siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pequeña flecha verde a la derecha del botón Compartir pantalla.
  2. Seleccione «Opciones de uso compartido avanzadas».
  3. Desde aquí, puede seleccionar «un participante puede compartir a la vez», así como permitir que todos los participantes puedan compartir. Ver la imagen de arriba.

Otra característica de la pantalla compartida de Zoom es el «modo paralelo». Puede seleccionarlo en la Configuración de pantalla compartida. Al activarlo, verás una barra vertical gris entre el documento compartido y los vídeos del participante.

Puede deslizar esta barra hacia la izquierda o hacia la derecha para agrandar el documento o los vídeos de los participantes, o para que tengan el mismo tamaño. Asegúrese de seleccionar la vista de galería para ver a todos los participantes o la vista de orador si sólo desea ver al orador activo.

Habilite el modo «uno al lado del otro» y utilice la barra vertical gris para ajustar el tamaño del documento y de los participantes.

El beneficio de usar este modo es que se puede ver todo el documento compartido sin que parte de él se oculte bajo los videos de los participantes. Arriba se muestra un ejemplo de cómo se ve el «modo lado a lado» al ver un documento compartido.

5. Comprensión de las salas de descanso

Las videollamadas en línea solían ser súper básicas, con todos en la misma pantalla peleando o escondiéndose del centro del escenario.

Ahora Zoom tiene la capacidad de dividir tu grupo en grupos más pequeños con la función de sala de descanso. Esta es una excelente manera de crear un ambiente más pequeño e íntimo para conferencias más grandes.

Seguro que habilitaremos las salas de descanso antes de que empiece la conferencia.

Estos son los pasos para habilitar las salas para grupos antes de la próxima llamada con Zoom:

  1. Acceda a su cuenta de Zoom a través del portal web. Asegúrese de tener privilegios de edición para la cuenta.
  2. Haz clic en Configuración de la cuenta.
  3. Ve a la pestaña Reunión.
  4. Desplácese hacia abajo hasta En la reunión (Avanzado)
  5. Desde aquí puedes deslizar la pelota a la derecha para habilitar las salas de descanso. También puede marcar la casilla para preasignar a los participantes a las salas de descanso antes de que empiece la reunión.

Las salas para grupos le permiten dividir su reunión de conferencia en 50 sesiones separadas. Puede enviar un mensaje a cada grupo mientras se encuentra en sus salas individuales y también puede hacer que los participantes vuelvan a la sesión principal de forma manual o automática.

6. Mejorar la conectividad WiFi

Incluso con conexiones WiFi más rápidas, es probable que te encuentres con problemas técnicos durante las sesiones importantes de Zoom. Y no hay nada peor que sonar o parecer un robot durante una videoconferencia importante.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para maximizar tu conexión WiFi:

  • Acércate a tu router: Si trabajas con un portátil de portal, considera la posibilidad de acercarte a tu router WiFi durante las llamadas de conferencia importantes.
  • Cierra otras aplicaciones: A menudo olvidamos que tenemos un millón de cosas abiertas a la vez. Todas esas aplicaciones funcionan aunque no las estés usando activamente, así que tómate un momento para cerrar todo antes de que comience la reunión.
  • Desactiva la cámara web de alta definición: Sí, te dijimos que usaras la función de alta definición para mejorar la calidad del video. Sin embargo, si tienes problemas de conectividad, desmarca esta opción. Se encuentra en Configuración de video.
  • Silenciar cuando no se habla: Todo en el Zoom hace que el jugo de WiFi funcione correctamente. Así que cuando no hables, mantén el botón de silencio activado.
  • Detén el video si puedes: Animamos a la gente a usar su función de vídeo siempre que sea posible, ya que ayuda a sentirse más conectado con el grupo en general. Sin embargo, si tienes problemas de conectividad, detén el video.
  • Limita el uso de otras WiFi: Si sabe que se acerca una reunión importante, asegúrese de que todos los demás en su casa se abstengan de usar Internet durante ese tiempo. Eso significa que no se puede usar Netflix o el video chat con los amigos.

Maximiza la configuración del zoom para obtener la mejor experiencia en videoconferencias

Zoom es uno de los mejores programas de videoconferencia en la nube que existen. La compañía sigue agregando más configuraciones, mejorando la calidad general de sus videoconferencias. Es una excelente opción para satisfacer las necesidades de tu empresa en Internet.

Tómate un tiempo para ajustar esas configuraciones, mejorando así la calidad de visualización y el aspecto personal, y también ayudando a solucionar esos molestos problemas de sonido y de pantalla compartida.

Aunque estos consejos tomen un poco de tiempo a la configuración de la videoconferencia, vale la pena. No sólo tendrá más opciones a su alcance, sino que podrá educar a los participantes de la reunión sobre cómo maximizar su experiencia con el Zoom.